Neue Grundsätze für Buchführung, Aufbewahrung und Datenzugriff

Bundesfinanzministerium veröffentlicht neues Schreiben

GoBD

Das neue Kürzel steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Dies ist zugleich die Bezeichnung des neuen BMF-Schreibens vom 14.11.2014 (Aktenzeichen: IV A 4 - S 0316/13/10003). Mit dem neuen Schreiben werden die bisherigen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) abgelöst und zugleich in dem neuen Schreiben zusammengefasst. Die GoBD legen fest, welche Regelungen Steuerpflichtige bei der Erstellung ihrer (elektronischen) Buchführung und der Aufbewahrung sowie des Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung zu beachten haben. Die neuen GoBD-Regelungen sind erstmals für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2014 beginnen.

Pflichtangaben in Buchungsbelegen

Die Pflichtangaben auf jedem Buchungsbeleg fasst das BMF in einer übersichtlichen Tabelle zusammen (Rdn. 77). Danach sind u.a. eine eindeutige Belegnummer, Angaben über Belegaussteller und Empfänger, Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt erforderlich. Außerdem ist eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls, ein Belegdatum und der verantwortliche Aussteller zu nennen (z.B. der Bediener der Kasse).

Elektronische Aufbewahrung

Ein gesonderter Abschnitt ist der zunehmenden elektronischen Aufbewahrung gewidmet (Abschn. 9,2 Rdn. 130 ff.). Begrüßenswert ist die Streichung der – im Entwurf noch enthaltenen – Forderung, beim Einsatz eines Archivsystems die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung zu stellen wie im Produktivsystem. Grundsätzlich sind eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Dateiumwandlungen bleiben allerdings unter bestimmten Voraussetzungen möglich.

Stand: 22. Dezember 2014